Порядок исполнения запросов

При обращении граждан или представителей различных государственных (негосударственных) учреждений в архивный отдел по различным вопросам, письменные запросы рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях начальник Архивного отдела, либо уполномоченное на это лицо вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней, уведомив об этом заявителя.

 Заявления о получении необходимых сведений можно прислать по почте или подать на личном приеме, посетив архив.

 Поступившие в Архивный отдел письменные запросы (заявления) регистрируются специалистом Архивного отдела, в отдельном кабинете. Для посетителей имеется доска информации с образцами заявлений.

 Работники Архивного отдела осуществляют анализ тематики поступивших запросов граждан, с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в Архивном отделе научно-справочного аппарата и информационного материала.

В случае если запрос гражданина требует исполнения несколькими организациями, специалист направляет в соответствующие организации копии запроса, с указанием о направлении ответа в адрес заявителя.

В случае если запрос не может быть исполнен, гражданину направляется письмо с объяснением этих причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса и т.д. При этом гражданину могут быть даны рекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих организаций или архивов.

 По документам архива выдаются: архивные справки, архивные копии, архивные выписки, ксерокопии документов.

 Рассмотрение запроса гражданина считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.